La mediazione digitale in tempo di COVID – Parte III – La conservazione documentale
Terminato liter di formazione del documento, si aprono i veri e propri problemi di gestione e conservazione documentale. A tal fine, la norma prevede la necessaria trasmissione dellaccordo alla PEC degli avvocati difensori delle parti; questo adempimento è infatti funzionale a fornire un riferimento temporale ex art. 41 dpcm 22 febbraio 2013 in grado di convalidare la validità della firma digitale anche dopo la scadenza del relativo certificato .
È bene però tenere presente che attraverso tale adempimento si assicura la sola validità della firma digitale ma non viene compiuta alcuna azione di tutela del documento informatico in generale; per raggiungere tale obiettivo laccordo di mediazione dovrà essere assoggettato ad un processo conservazione digitale che rispetti le norme del codice dellamministrazione digitale e le linee guida dettate dallAgenzia per lItalia Digitale, la cui piena entrata in vigore è prevista per il 1° gennaio 22 ( per il periodo precedente, le regole tecniche di cui al dpcm 3 dicembre 2013).
Il relativo onere non può che cadere sullOrganismo di mediazione in favore del quale lavvocato mediatore ha prestato la sua opera; lavvocato che ha ricevuto comunicazione dellaccordo via PEC potrà procedere a conservazione della stessa per propria comodità ma certamente ciò non sgrava in alcun modo lOrganismo di mediazione dai propri obblighi di tenuta dellarchivio digitale.
È bene che si abbia contezza di tale aspetto, che non è secondario, anzi è fondamentale al punto che sarebbe opportuno evitare la stipula di accordi digitali laddove non si fosse in grado di assicurare anche un processo di conservazione a norma; processo che potenzialmente deve assicurare una conservazione perpetua di accordi che potrebbero essere azionati anche a distanza di anni. Laddove infatti lOrganismo di mediazione, su richiesta dellinteressato, non fosse in grado di rilasciare una copia integra e leggibile dellaccordo incorrerebbe in responsabilità civile e soprattutto frustrerebbe le esigenze di tutela del cittadino, venendo perciò meno ai propri doveri istituzionali.
